01
Viktige forespørsler og avtalte neste steg kan bli oversett eller fulgt opp for sent.
S5 Respons
Fra kundehenvendelse til arbeid som faktisk blir fulgt opp.
S5 Respons er et digitalt kundemottak og arbeidsflytsystem som samler dialogen, gjør ansvaret tydelig og hjelper bedriften å følge saken helt videre.
Problemet
Kundearbeidet blir sårbart når dialog og oppfølging lever hver for seg
Når e-post, telefon, skjema, kalender og oppgaver håndteres i ulike flater, bruker ansatte mye tid på å forstå status og finne ut hvem som skal gjøre hva.
02
Det er vanskelig å se kundehistorikken, prioriteten og hvem som har ansvar for saken.
03
Svar, oppgaver og kalender må oppdateres manuelt i flere systemer.
Løsningen
Kundedialog og arbeid samlet i én tydelig flyt
S5 Respons organiserer henvendelsen, gjør behov og ansvar lettere å forstå og hjelper teamet videre med svarutkast, oppgaver, avtaler og historikk. En ansatt beholder kontrollen og kvalitetssikrer det som sendes.
- Henvendelser samlet i én oversikt
- Sortering etter type, behov eller prioritet
- Tydelig forslag til hvem som bør følge opp
- Svarutkast basert på innholdet i henvendelsen
- Oppgaver, avtaler og kundehistorikk rundt saken
- Mindre risiko for at oppfølging blir glemt
Slik fungerer det
Fra første kontakt til arbeid som blir fulgt opp
Målet er å redusere sortering, dobbeltarbeid og ting som må huskes, samtidig som bedriften beholder kontrollen over dialogen og arbeidet.
Henvendelsen kommer inn
Kunden tar kontakt via en avtalt inngang, for eksempel e-post eller kontaktskjema.
Innholdet forstås
Henvendelsen organiseres etter type, behov og prioritet slik at den blir enklere å vurdere.
Riktig person får saken
Teamet får et tydelig grunnlag for å se hvem som bør følge opp og hva kunden trenger.
Et svar foreslås
Systemet lager et utkast basert på henvendelsen og bedriftens godkjente informasjon.
En ansatt kvalitetssikrer
Svarutkastet vurderes og tilpasses før det eventuelt sendes til kunden.
Neste steg planlegges
Avtaler og oppgaver kan kobles til saken, med tydelig ansvar og tidspunkt.
Historikken følger kunden
Dialog, aktiviteter og oppfølging blir lettere å finne igjen når arbeidet fortsetter.
Dette inngår
Funksjoner som støtter oppfølgingen
- Mottak av kundehenvendelser fra avtalte innganger
- Sortering og prioritering av innhold
- Kunder og historikk samlet rundt saken
- Forslag til ansvarlig og neste steg
- Utkast til svar som ansatte kontrollerer
- Kobling mellom kundedialog, oppgaver og avtaler
Regnskapssystemet håndterer økonomien. S5 Respons håndterer arbeidsflyten rundt kunden og jobben. Svarutkast kvalitetssikres av en ansatt før de eventuelt sendes.
Hvem det passer for
Bedrifter med mange eller sammensatte henvendelser
S5 Respons er relevant når flere ansatte svarer kunder, henvendelsene varierer eller oppfølgingen tar uforholdsmessig mye tid.
HåndverkEiendomKundeserviceKonsulentKlinikkTjenestebedrifter
Neste steg
Se om S5 Respons passer arbeidsflyten deres
Fortell kort hvordan kundehenvendelser kommer inn og følges opp i dag. Vi ser på hvor prosessen kan bli enklere og mer oversiktlig.
Ta kontakt om S5 Respons